Procedura zewnętrzna
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH w Urzędzie Miejskim w Giżycku
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U.UE.L.2019.305.17) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) ustala się procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń Sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych.
2. W związku z przyjęciem niniejszej procedury ustala się następujące definicje:
a) Kanał zgłoszeń - ustanowiony w Podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń zewnętrznych,
b) Procedura - niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych,
c) Organ - Burmistrz Miasta Giżycka,
d) Ustawa - ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928),
e) Zespół – Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych są pracownicy:
1) Pani Magdalena Ciechanowicz,
2) Pani Magdalena Telak,
3) Pan Arkadiusz Połojański,
upoważnieni do przyjmowania Zgłoszeń, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i w razie potrzeby zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Pozostałe zwroty i terminy użyte w Procedurze należy interpretować zgodnie z definicjami Ustawy.
§ 2. ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE
1. Zaleca się korzystanie w pierwszej kolejności z procedury zgłoszeń wewnętrznych Organu, jeśli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a według Sygnalisty nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
2. Każda osoba, która rozważa dokonanie Zgłoszenia ma możliwość uzyskania od Organu poufnej porady. W tym celu należy skontaktować się z Sekretarzem Miasta.
§ 3. USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ
1. W celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonego przez Organ Kanału Zgłoszeń w postaci: elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://zewnetrzny-gizycko.sygnalizuj.pl/ udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde Zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Organ.
3. Organ ustala kanały zgłoszeń zewnętrznych jako kanały niezależne i odrębne od kanałów zgłoszeń wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Organu. Kanały te zapewniają kompletność, poufność i integralność danych oraz ich zabezpieczenie przed dostępem do osób nieupoważnionych oraz pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
4. Zgłoszenia złożone z pominięciem Kanałów Zgłoszeń ustalonych w Procedurze, nie będą rozpatrywane na zasadach w niej wskazanych.
§ 4. DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Organ przyjmuje i rozpatruje Zgłoszenia skierowane bezpośrednio do Organu przez Sygnalistę oraz Zgłoszenia skierowane przez Sygnalistę do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu, które to Zgłoszenia zostały przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ przekazane Organowi jako właściwemu do podjęcia działań następczych. Zgłoszenie obejmuje:
a) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą,
b) dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
c) kategorię naruszenia prawa,
d) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,
e) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia,
f) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia,
2. Sygnalista przed dokonaniem Zgłoszenia powinien zapoznać się z Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, dostępną na stronie Organu. Sygnalista dokonując zgłoszenia potwierdza, że zapozna się z klauzula informacyjną.
3. Organ nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. W celu rozpatrzenia Zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez Sygnalistę informacji przekazanych w Zgłoszeniu. W takiej sytuacji Organ ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.
§ 5. PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. W celu przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń, kontaktu z Sygnalistą oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury, Organ powołuje Zespół odpowiedzialny za podejmowanie czynności wobec Zgłoszenia zgodnie z przepisami prawa.
2. Po złożeniu Zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie jego przyjęcia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania.
3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu Zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Zespół ma prawo zwrócić się do Sygnalisty na każdym etapie weryfikacji Zgłoszenia o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, jeśli są one niezbędne do prawidłowej jego weryfikacji. Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji w przypadku, kiedy Sygnalista sprzeciwia się ich przesłaniu lub ich przesłanie może zagrozić ochronie jego poufności.
4. Zespół w pierwszej kolejności weryfikuje, czy Zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustala, czy dotyczy ono naruszeń w dziedzinie, która należy do zakresu działania Organu, a jeżeli nie – dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. Zespół może odstąpić od rozpatrywania lub przekazania Zgłoszenia, jeżeli Zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. W takiej sytuacji Zespół informuje Sygnalistę o odstąpieniu od rozpatrzenia lub przekazania Zgłoszenia, podając mu ustalenia, jakich dokonano w trakcie jego wstępnej weryfikacji.
6. Zespół odstępując od rozpatrzenia lub przekazania Zgłoszenia, o którym mowa w § 5 ust. 5 powyżej, może zawiadamiać Sygnalistę, że informacja wskazana przez niego w Zgłoszeniu podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych i przekazuje Sygnaliście odpowiednie pouczenie w tym zakresie.
7. W przypadku, kiedy po wstępnej weryfikacji Zgłoszenia okaże się, że dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa, ale nie należy do zakresu działania Organu, Zespół dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych i przekazuje mu Zgłoszenie. Zgłoszenie zostaje przekazane do właściwego organu publicznego w terminie 14 dni od dnia jego dokonania przez Sygnalistę, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni. W tym terminie Zespół informuje Sygnalistę o przekazaniu Zgłoszenia i podaje do jakiego organu publicznego zostało one przekazane.
8. W przypadku, kiedy Zespół ustalił, że Organ jest właściwy do podjęcia działań następczych związanych ze Zgłoszeniem, a posiadane dane pozwalają ocenić je jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia prawa, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
9. Nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania od Sygnalisty, Organ wydaje Sygnaliście zaświadczenie potwierdzające o tym, że Sygnalista podlega ochronie zgodnie z przepisami Ustawy.
10. Zespół może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy jest ono w sposób oczywisty niewiarygodne lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do przeprowadzenia postępowania.
11. Organ może w uzasadnionych przypadkach przekazać w trakcie przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Organ lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
12. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter Zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może być zostać powołany jako członek Zespołu w przypadku, kiedy jest pracownikiem urzędu obsługującego Organ. W takim wypadku Organ upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających W przypadku, gdy Ekspert nie jest pracownikiem urzędu obsługującego Organ, nie jest on członkiem Zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu, ani żadne informację pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty, czy osób wskazanych w Zgłoszeniu - ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.
13. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy Zgłoszenie, zostaje ona wyłączona z procesu jego rozpatrywania. Każdy członek Zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka Zespołu, Organ wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia Zgłoszenia, jeśli inni członkowie Zespołu nie będą w stanie go rozpatrzeć.
14. Zespół prowadząc postępowanie wyjaśniające działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w Procedurze oraz Ustawie.
15. Zespół chroni Sygnalistę podejmując czynności mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą i pomagające mu dokonać Zgłoszenia.
§ 6. PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Po rozpatrzeniu Zgłoszenia i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół podejmuje działania następcze, bądź odstępuje od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne, oraz przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody podjęcia tych działań. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu Zgłoszenia.
2. W uzasadnionych przypadkach, kiedy stopień skomplikowania, złożoność oraz charakter Zgłoszenia będzie tego wymagał, Zespół może wydłużyć termin przekazania informacji zwrotnej Sygnaliście wskazany w § 6 ust. 1, nie dłużej niż do 6 miesięcy od dnia dokonania Zgłoszenia oraz po poinformowaniu Sygnalisty o przedłużeniu tego terminu przez upływem terminu wskazanym w § 6 ust. 1. Organ informuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek Zgłoszenia.
3. Organ może nie podejmować działań następczych w przypadku, kiedy otrzymał już Zgłoszenie dotyczące tej sprawy od tego samego lub innego Sygnalisty, a nowe Zgłoszenie nie zawiera żadnych nowych i istotnych informacji w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem. O niepodjęciu działań następczych Organ informuje Sygnalistę, podając mu uzasadnienie niepodjęcia działań następczych, a w razie kolejnego Zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty. Zespół odnotowuje jednakże ten fakt w rejestrze zgłoszeń.
4. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego posiedzenia, natomiast wyjaśnienia i informacje udzielone przez osoby wezwane są zapisywane w protokole. Zarówno notatka służbowa, jak i protokół są dokumentami objętymi zasadami poufności.
5. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych, bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne.
6. W ramach działań następczych Zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub wnioski dyscyplinarne. W szczególności mogą polegać one na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu odzyskanie środków finansowych.
7. Zadaniem Zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
8. Decyzje Zespołu zapadają zwykłą większością głosów.
9. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista powinien podać adres do kontaktu. W przeciwnym razie Organ odstępuje od realizacji następujących obowiązków:
a) potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia,
b) poinformowania Sygnalisty o odstąpieniu od przekazania Zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji,
c) poinformowania Sygnalisty o przekazaniu Zgłoszenia do właściwego organu publicznego,
d) wydania Sygnaliście zaświadczenia o przyznanej Sygnaliście ochronie,
e) poinformowania Sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu,
f) przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej.
10. W przypadku zgłoszenia anonimowego Organ odstępuje od:
a) potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia,
b) poinformowania Sygnalisty o odstąpieniu od przekazania Zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji,
c) poinformowania Sygnalisty, że objęta Zgłoszeniem informacja podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych,
d) wydania Sygnaliście zaświadczenia o przyznanej mu ochronie,
e) poinformowania Sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu,
f) przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej.
§ 7. PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ
1. Zespół zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń.
2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Rejestr zgłoszeń zawiera:
a) numer zgłoszenia,
b) przedmiot naruszenia,
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d) adres do kontaktu Sygnalisty,
e) datę dokonania Zgłoszenia,
f) informację o podjętych działaniach następczych,
g) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 3,
h) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 5 ust. 9,
i) datę zakończenia sprawy, szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku Zgłoszenia, jeśli Organ posiada te dane.
§ 8. OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓSB
1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań, bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.
2. Zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego Zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.
3. Osoby wskazane w § 8 ust. 1 powyżej uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.
4. Sygnalista oraz osoby wskazane w § 8 ust. 1 powyżej, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:
a) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub
b) zadośćuczynienia.
5. Dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia prawa innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do:
a) odszkodowania, lub
b) zadośćuczynienia, za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§ 9. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Nieważne są postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, wewnętrznych regulaminów i statutów, umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego bądź przewidują stosowanie środków odwetowych.
2. Co najmniej raz na 3 lata Organ dokonuje przeglądu Procedury.
3. Za każdy rok kalendarzowy Organ sporządza sprawozdania zawierające dane statystyczne dotyczące Zgłoszeń, obejmujące liczbę przyjętych Zgłoszeń, liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań, a także szacunkową szkodę majątkową, jeśli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem Zgłoszenia, o ile Organ posiada te dane. Dane statystyczne nie obejmują danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Sprawozdania to przekazywane jest Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
4. Niniejsza procedura udostępniana jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w osobnej zakładce pod adresem: www.bip.gizycko.pl. Organ w tym miejscu udostępnił również link do formularza elektronicznego dedykowanego zgłaszania naruszeń systemu Sygnalizuj.pl.
5. W sprawach nieuregulowanych Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy Ustawy.